Aún recuerdo como si fuese ayer un día alrededor del óvalo Bolognesi del barrio Miraflores de Lima, cuando un amigo me recomendó un método revolucionario para mejorar la productividad personal y profesional llamado GTD (Getting Things Done), también título del libro creado por el consultor de productividad estadounidense David Allen.
Seguro que te suenan familiares esos días llenos de pendientes por hacer, donde las 24 horas no son suficientes para tachar de tu lista todo aquello que te marcaste como meta al iniciar el día. Además, en vez de cerrar tareas van surgiendo nuevas y poco a poco la lista inicial se te antoja infinita. Y todo ésto, sin contar con que justo cuando estas a punto de acabar una importante tarea, de ¡repente! la tienes que dejar aparcada en stand-by porque tienes que “apagar un fuego” generado por la chispa de un urgente inesperado.
¿te resulta familiar esta situación en tu vida diaria? ¿cómo afecta a tu productividad personal?
Ya te dije que te resultaría familiar esta situación de sobrecarga laboral, en la que la lista de tareas pendientes aumenta a una velocidad mayor que la de finalizadas. Recuerda que cada vez que sobrecargas tu mente con un número elevado de tareas, vas echando peso a ese “saco de responsabilidades” que estás acostumbrado a cargar diariamente sobre tu espalda, o mejor dicho sobre tu conciencia.
A menudo las tareas pendientes se convierten en el remordimiento continuo que te impide disfrutar al 100% de lo que estás experimentando en este preciso momento. Dándose así situaciones en las que tu cuerpo está en un sitio mientras que tu mente está justamente en otro distinto, dándole vueltas y vueltas acerca de cómo conseguirás cerrar todos tus pendientes. Sintiendo así un sentimiento de culpa que consume poco a poco tu energía diaria, no dejándote vivir con plenitud e impactando directamente a tu estado emocional dirigiéndote sin freno hacía un estado de estrés permanente.
Como ya te habrás dado cuenta, la gestión de tu tiempo, la priorización de las tareas que lo consumen y el seguimiento del estado de cada una de ellas es esencial para liberar tu mente y disfrutar del día con plenitud.
En mi caso desde muy pequeño he aplicado mi propio método de gestión de tareas, recuerdo que mientras cursaba en la escuela me encantaba ir a una papelería para elegir la agenda del curso, en la que iba a planificar mis hábitos de estudio, exámenes y demás acontecimientos del año, siguiendo con esta costumbre en el instituto, universidad y más tarde en el ámbito laboral. Usar una agenda o un bloc de notas donde apuntar las tareas del día aclarará tus ideas y al marcarlas √ como hechas reforzarás la confianza que necesitas para seguir avanzando en tus objetivos.
¿apuntas tus tareas diarias?
¿usas agenda, bloc de notas…o confías en tu memoria?
Los 5 Pasos del método GTD (Getting Things Done)
Con el fin de ayudarte en tu productividad personal, te presento los 5 pasos básicos del método de Allen para que tengas una primera aproximación y empieces a experimentar sus beneficios.
1.- Recopilar
En este momento… ¿qué idea tienes en mente? rápido! apúntala! no dejes que se desvanezca y tu cerebro la almacene en el cajón de ideas olvidadas al que no podrás acceder más tarde. Haz lo mismo con tu lista de tareas del día, proyectos, objetivos a corto-largo plazo y todo aquello que se te pase por tu mente. La intención es dejar tu mente en blanco, liberarte de cualquier tarea que pueda suponer una carga de responsabilidad para tu conciencia. De esta forma conseguirás poner en mute esa pequeña “vocecita” que te recuerda a cada instante todos los pendientes que te quedan por hacer sin dejarte vivir en plenitud.
2.- Procesar
Una vez que has recopilado todo lo que tienes en mente, es el momento de procesar toda esa información para conseguir nuestro objetivo, dejar tu bandeja de entrada completamente vacía y aclarar lo que tienes que hacer. Te preguntarás ¿cómo? bien, consiste en clasificar de forma secuencial cada elemento (tarea, idea, objetivo,…) que has recopilado mediante las siguientes preguntas:
¿Es accionable o depende de otra acción?
Me refiero si es una tarea que puedes hacer ahora o por el contrario depende otra previa, o puede que sea una consulta, una idea o información que quieres almacenar para usarla más adelante. Simplificando puedes clasificar cada elemento en: sí accionable o no accionable.
NO accionable
En este caso la tarea que no puedas hacer ahora la puedes:
- Eliminar, llevado por la ingente cantidad de información que consumes al día a través del móvil, tablet, PC… sin darte cuenta guardas mucha información que no vas a volver a revisar más adelante, por ello te aconsejo que te preguntes si esa información la vas a poder buscar en un futuro cuando la necesites, si de verdad es así envíala ahora a la basura.
- Enviar a la categoría “Algún día/tal vez“, aquellas tareas, ideas o proyectos que por las circunstancias que sea no puedes hacer ahora pero puede que más adelante sí. Además tendrás que revisar periódicamente esta carpeta, enviando parte de sus elementos a la basura con el fin de evitar que crezca de forma desmesurada. Los experimentados en el método recomiendan dividir esta categoría en: “Esta Semana No” (revisión semanal), “Algún día/tal vez” (revisión cuando lo necesites).
- Enviar a la categoría “Referencia“, aquellos elementos que no requieren de ninguna acción, simplemente es información que te puede ser útil consultar más adelante (número de teléfono, artículo interesante, nota personal…).
SI accionable
Hazte la siguiente pregunta,
¿Se puede hacer en menos de 2 minutos?
- SI (< 2 min) –> Hazla!!! ahora ya! no la dejes para después ya que sino la dejarás para siempre aparcada en el cajón de pendientes olvidados sin hacer.
- NO (> 2 min) –> ¿es compleja?
- Sí es compleja: si es así hay que aplicar el principio divide y vencerás, en este caso convertirás el elemento en un “Proyecto” al necesitar de una serie de pequeñas tareas o acciones para conseguir finalizarlo.
- No es compleja: En este caso ¿la puedes hacer tú? si es así envíala a la carpeta “Acciones siguientes” (las haremos cuando podamos) y si es necesario agrégala a tu Agenda o Calendario (cita, reunión o hito con una fecha y hora específica). Por el contrario si la tienes que delegar para que la haga otra persona, envíala a la carpeta “En espera”.
3.- Organizar
El objetivo fundamental de este paso es agrupar las tareas según su significado con el fin de clasificar las tareas de la forma más clara y simplificada posible sin restar productividad.
Las carpetas, categorías o listas adonde enviamos las tareas cuando las procesamos en el paso anterior son:
- Proyectos: Etiqueta así a las tareas complejas que utilizando el principio de “divide y vencerás” se componen de acciones más simples para finalizar el proyecto. Cuando un proyecto está compuesto por un elevado número de acciones es útil crear subproyectos dentro del mismo. Cada siguiente tarea del proyecto se envía a la lista de “Acciones siguientes”.
- En espera: Tarea o acción que delegas al no depender de tí, quedas a la espera de que la persona responsable la haga o te de una respuesta.
- Acciones siguientes (Next steps): Tarea o acción que estás 100% seguro de que vas realizar, estás comprometido a ejecutar cada tarea que almacenas en esta lista. Por ello es muy importante el criterio que utilizas para guardarlas aquí, además es recomendable que las clasifiques por contexto usando etiquetas del tipo proyecto, subproyecto, oficina, casa, recados, llamadas, etc.
- Algún día/tal vez: Son tareas que actualmente no tienen ninguna prioridad ni interés para tí, simplemente la tienes en mente para hacerlas algún día cuando estén dentro de tu foco de atención. Atención! hay que tener mucho cuidado con que esta lista no se convierta en un baúl de elementos olvidados por la pereza, dejadez y procrastinación.
- Referencia: Aquella idea, información o dato de interés que pueda ayudarte y no puedas volver a obtener en un futuro.
Además de las listas es muy recomendable usar una Agenda o Calendario para apuntar la fecha/hora de tus reuniones, citas o hitos importantes de tus proyectos.
4.- Revisar
Con el fin de garantizar la fiabilidad del método manteniendo así el estrés y la carga de conciencia lejos de tí es esencial que evalúes el estado de las listas cada vez que finalices una tarea, de esta forma las tendrás siempre actualizadas para que te sea más fácil decidir qué Hacer en el quinto paso.
5.- Hacer!!!
Por fin llegó el momento de reducir el número de tareas pendientes, ganar confianza cada vez que finalizas una y generar la sensación de control que necesitas para evitar el estrés y dar tu mejor versión en cada una de ellas. Llegó el momento de hacer!!! pero… ¿por dónde empiezas?¿qué tarea siguiente harás? eso depende de tí, tu intuición, del estado de las tareas, por ello puedes plantearte:
- Hacer el trabajo Procesado y Organizado, que ya has pre-definido en tus listas.
- Hacer el trabajo Urgente, “apagando el fuego“que acaba de entrar inesperadamente.
- Hacer el trabajo de Recopilar, Procesar y Organizar las nuevas tareas entrantes para mantener actualizadas tus listas y fortalecer así tu sensación de control.
¿Conocías los 5 pasos básicos del método GTD?
¿Qué método de productividad conoces?
Ahora que tienes una idea resumida de qué consiste el método GTD, si estás interesado en seguir conociendo más a fondo sobres sus ventajas y cómo aplicarlo en tu día a día te recomiendo un libro muy práctico titulado “Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD” del consultor experto en productividad José Miguel Bolivar.
Gracias al método GTD ya no existen excusas para procrastinar o decir que no tienes tiempo para hacer algo, si lo aplicas alcanzarás el equilibrio emocional que necesitas para sentirte dueño de tu propio tiempo, al tener plena conciencia de cuáles son tus objetivos, dónde tienes el foco en cada momento y cómo obtener la confianza que necesitas para hacer todo lo que te propongas liberando tu conciencia del estrés.
Comenta, no te cortes, escribe lo que tengas que escribir, di lo que tengas que decir, haz lo que tengas que hacer, pero hazlo ahora, ya!!! HoySIquePUEDES!!!
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